AI-baserad sökning i projektdata och dokument

År:

2024

Plats:

Dubai, Förenade Arabemiraten

Kund:

Zendy

Tjänster:

Digital transformation: Datahantering, systemintegration och AI-baserad programvara som effektiviserar informationssökning och arbetsflöden.
FoU-rådgivning: Gör tidigare projekterfarenheter och lagrad projektdata tillgängliga som användbara beslutsunderlag.

Snabb åtkomst till tidigare projekterfarenheter, rapporter och dokument i hela organisationen

Zendy, en medelstor teknikkonsultfirma, hade svårt att hitta viktiga projektfiler och interna rapporter i sina fragmenterade lagringssystem. Avsaknaden av en centraliserad, intelligent sökfunktion fördröjde ofta projektens arbetsflöden och slösade värdefull tid. NEXATEK introducerade SmartSearch, en anpassad AI-driven sökmotor utvecklad för att snabbt hämta dokument, projektdata och svar direkt från företagets lagrade information.

Medarbetarna lade mycket tid på att söka manuellt i flera lagringsmiljöer, exempelvis lokala servrar, SharePoint och e-postarkiv.
Svårighet att få tillgång till tidigare projekterfarenheter eller dokument.
Svårigheter att hitta tidigare projektdata fördröjde både anbudsarbetet och pågående projektleveranser.
Dokument behövde ibland återskapas eftersom befintliga filer var svåra att hitta.
Det saknades stöd för att ställa direkta och kontextbaserade frågor om lagrad information.

NEXATEK implementerade SmartSearch, en anpassad AI-driven intern sökmotor utvecklad specifikt för DataFlows system. Genom att indexera alla lagrade filer, rapporter och projektarkiv gjorde plattformen det möjligt för personalen att omedelbart hämta dokument via ett enda gränssnitt, ställa frågor på naturligt språk och få kontextmedvetna svar, samt få AI-genererade sammanfattningar utan att öppna flera filer. Rollbaserade behörigheter säkerställde säker åtkomst, medan systemet kontinuerligt lärde sig av företagets data och blev smartare och mer exakt över tid.

Implementeringen av SmartSearch levererade mätbara förbättringar inom produktivitet, effektivitet och kunskapshantering inom organisationen:

De anställdas produktivitet ökade med 40 % (personalen tillbringade mindre tid med att söka och mer tid på projektering, analys och kundleveranser).
Tiden för att förbereda anbud minskade med 35 % (genomsnittlig handläggningstid sjönk från 5 dagar till 3,2 dagar).
Antalet duplicerade dokument minskade med 50 procent eftersom teamen enklare kunde hitta befintliga filer.
Kunskapsbevarandet förbättrades, då centraliserad åtkomst säkerställde att expertis från tidigare projekt förblev användbar även efter personalomsättning.

Kundens omdöme

Kamran Kardan

AI-sökningen har helt förändrat vårt sätt att arbeta. Att hitta våra referensrapporter och tidigare projektdata tar nu bara sekunder. NEXATEKs AI-lösning förbättrade vår produktivitet och effektivitet.